Afisarea unei eficiente ridicate arata angajatorului dvs. ca sunteti dedicat rolului dvs. si dornic sa va dezvoltati abilitatile. Dar ce presupune de fapt eficienta?
Eficienta este capacitatea de a finaliza o sarcina fara pierderi, efort sau energie putin sau deloc.
Productivitatea este o masura a eficientei unei persoane. Adesea presupunem ca productivitatea inseamna sa faceti mai multe lucruri in fiecare zi – gresit. Productivitatea inseamna sa faci lucruri importante in mod constant.
Indiferent la ce lucrati, exista doar cateva lucruri care sunt cu adevarat importante. A fi productiv inseamna a mentine o viteza constanta, medie pentru cateva lucruri, nu viteza maxima pentru toate.
Implica lucrul mai inteligent, nu mai greu. Inseamna rafinarea proceselor, accelerarea fluxurilor de lucru si reducerea sanselor de intrerupere.
Desi anumite abilitati pot fi specifice carierei, urmatoarele 13 moduri ne pot creste eficienta la locul de munca, indiferent de industria in care ne aflam.
13 moduri de a imbunatati eficienta muncii
1. Stabiliti obiective realizabile
Stabilirea obiectivelor este un lucru bun. Este o modalitate eficienta de a ne imbunatati eficienta la locul de munca, deoarece obiectivele ne modeleaza actiunile si deciziile. Cu toate acestea, nu toate obiectivele sunt create egale.
Lucrand cu antreprenori, am descoperit ca multora le place sa-si stabileasca obiective care sunt doar vise deghizate. Napoleon Hill a explicat cel mai bine diferenta dintre cei doi cand a spus: „Golurile sunt vise cu un termen limita”.
Cheia pentru stabilirea obiectivelor este sa va amintiti acronimul STAG, care inseamna obiective realizabile pe termen scurt – cuvantul cheie fiind realizabil. Obiectivele de neatins, pe de alta parte, duc la dezamagire. Un obiectiv trebuie, de asemenea, sa fie clar, astfel incat toti cei implicati sa inteleaga exact cum sa-l atinga.
2. Mai putin este mai mult
Atat de multi dintre noi suntem obsedati sa ducem totul la bun sfarsit – este aproape ca si cum ne simtim obligati sa ne asiguram ca totul este din farfurie. Recent, am vizionat un episod din MasterChef: The Professionals . In ea, un bucatar cu 20 de ani de experienta a creat niste farfurii incredibile cu mancare. O singura problema — erau prea multe lucruri pe farfurie. Drept urmare, intregul fel de mancare nu s-a adunat si l-a costat un loc in semifinale.
Lectia este aceasta: uneori, trebuie sa stim cand sa ne oprim. Facand mai putin, ne putem concentra mai mult pe acele lucruri care necesita atentia noastra. In consecinta, calitatea acestor lucruri se imbunatateste radical.
3. Faceti o pauza, faceti o plimbare
Vietile noastre au devenit din ce in ce mai sedentare, iar asta nu este un lucru bun. Multi oameni stau in fata ecranelor computerului, lipiti de scaune ore intregi, nu este sanatos.
Orele lungi de sedere au fost asociate cu mai multe probleme de sanatate, potrivit cercetarilor. Acestea includ obezitatea si sindromul metabolic, un grup de afectiuni marcate de tensiune arteriala crescuta, zahar excesiv din sange, grasime corporala suplimentara in jurul taliei si niveluri periculoase de colesterol. In ansamblu, riscul de a muri din cauza bolilor cardiovasculare si a cancerului pare sa fie crescut de starea excesiva a sezutului si de sedinta pentru perioade indelungate.
Asadar, faceti o pauza si faceti scurte plimbari din cand in cand. Este uimitor cat de mult ne poate imbunatati eficienta la locul de munca o plimbare scurta la fiecare 90 de minute. Ne improspateaza ochii, mintea si corpul nostru simultan.
4. E-mailul este inamicul nostru
Brendon Buchard a impartasit ceva intr-un podcast pe care nu l-am uitat niciodata. El a spus: „Inboxul nostru nu este altceva decat un sistem de organizare convenabil pentru agendele altora.” Asta a schimbat jocul pentru mine.
El a continuat explicand ca, daca nu facem altceva decat sa nu ne verificam e-mailul in primele doua ore dupa ce ne-am trezit, ne-am imbunatati productivitatea cu 30%. Nu devine mult mai simplu decat atat.
5. Creati-va spatiul
Aveti pe birou doar ceea ce aveti nevoie; elimina toate lucrurile care nu sunt importante. Lucrurile tind sa se adune in timp, ceea ce ne poate distrage atentia sau ne poate crea un sentiment de a fi coplesiti.
A avea un spatiu de lucru dezorganizat si aglomerat va poate limita capacitatea de concentrare. Potrivit cercetatorilor, dezordinea fizica poate avea un impact negativ asupra capacitatii tale de concentrare si de a prelua informatii. Acesta este motivul pentru care este important sa va pastrati mediul de lucru bine ordonat si fara dezordine.
Cum sa fii mai eficient la locul de munca? Pastrati spatiul biroului curat.
6. Notificarile sunt un ban pe duzina
Potrivit unui sondaj Gallup, peste 50% dintre proprietarii de smartphone-uri din SUA recunosc ca isi verifica telefoanele de cateva ori la fiecare ora.
Daca nu sunteti un chirurg care trebuie sa fie de garda pentru ca este o situatie de viata si de moarte, dezactivati notificarile. Ne distragem, in medie, la fiecare 4 minute. Acele distrageri sunt absolut ucigase de productivitate, deoarece ne indeparteaza de gandurile noastre.
Potrivit unui studiu stiintific realizat de Harvard, oamenii isi petrec 47% din orele de veghe distrasi.
Un alt sfat bun este sa va deconectati de la conturile de retele sociale. Prin urmare, atunci cand simti nevoia sa-l verifici, s-ar putea sa fii influentat, deoarece pagina ta nu este atat de usor accesibila.
7. Dezvoltare personala
Dezvoltarea personala se refera la activitati care urmaresc sa-si imbunatateasca talentele, potentialul, capacitatea de angajare si chiar bogatia.
Jim Rohn obisnuia sa mentioneze aceste cuvinte intelepte in toate prelegerile sale:
„Nu-ti doresc sa fie mai usor, as vrea sa fii mai bun”
Este ceva de care toata lumea ar trebui sa ia in considerare atunci cand se gandeste la modalitati de a creste eficienta la locul de munca. Cu cat dobandim mai multa experienta si cunostinte, cu atat sarcinile devin mai usoare, motiv pentru care ar trebui sa lucram intotdeauna la imbunatatirea propriilor abilitati.
8. Meditatie
In timp ce majoritatea oamenilor cred ca cheia pentru construirea unei afaceri de succes este totul despre marketing inteligent si produse interesante, ceea ce este adesea trecut cu vederea este impactul pe care stresul il poate avea asupra noastra. Cunosc mai mult decat cativa milionari care au bani mai mult decat suficienti pentru tot restul vietii, dar are un pret – sanatatea lor.
Stresul joaca un rol important in asta, motiv pentru care este mai important ca niciodata sa ne restabilim mintile o data pe zi, sa oprim zgomotul si sa ne recalibram gandurile. Meditatia este o modalitate excelenta de a reduce stresul si de a-ti aloca ceva timp personal.
9. Utilizati Eisenhower Matrix
Majoritatea oamenilor nu sunt lenesi; problema este ca nu vor sa faca ceea ce ar trebui. In schimb, isi umple o mare parte din zi facand activitati care le dau un sentiment de implinire, fara a face niciodata progrese reale in ceea ce ar trebui.
Matricea Eisenhower este un instrument care va ajuta sa prioritizati sarcinile in termeni de urgenta si importanta.
Iata cum se descompune matricea:
- Urgent si important : sarcini pe care trebuie sa le faci chiar acum sau conversatii si decizii pe care trebuie sa le faci rapid.
- Nu sunt urgente si importante : proiecte care necesita planificare si strategie, dar pot fi amanate putin. Inca va trebui sa stabiliti un termen limita pentru acestea si sa preveniti timp in calendar pentru a lucra in mod special la ele, dar s-ar putea sa nu fie nevoie sa le abordati astazi.
- Urgent si neimportant : sarcini care trebuie finalizate, dar pe care ar trebui sa le delegati altcuiva. Ganditi-va la fisiere, documente sau procese care necesita actualizare – lucrari care trebuie realizate rapid, dar care nu necesita dvs. sau cel mai bun inginer al dumneavoastra.
- Nu este important si nu este urgent : ideile care sunt cel mai bine eliminate din lista dvs. de lucruri de facut. Sau, cel putin, sarcini care ar trebui amanate pana cand toate celelalte elemente importante au fost bifate. Acestea ar putea fi „dragute de a avea” – nu sunt urgente sau critice pentru misiune.
10. Urmarirea timpului
Una dintre marile greseli pe care le fac oamenii este ca cred ca sunt buni in a-si gestiona timpul, dar nu si-au luat niciodata timp sa analizeze cu adevarat modul in care isi folosesc timpul.
Cu clientii, unul dintre primele lucruri pe care le-am facut este sa efectueze un audit al timpului folosind cele mai bune aplicatii de urmarire a timpului. Vreau sa stiu cat timp petrec si unde. Este adesea deschis pentru clienti atunci cand fac asta. Indiferent cat de buni credem ca ne folosim timpul, putem fi intotdeauna mai buni.
11. Naveta
Petrecem mult timp in masinile noastre (sau trenuri, in functie de locul in care locuiti). Fie ca suntem intr-o calatorie, ne indreptam spre serviciu, ne intalnim cu un client sau pur si simplu ne indreptam spre supermarket.
Timpul mediu de naveta (la si de la serviciu) in SUA este de 52,2 minute pe zi, dar in multe regiuni ale natiunii, conditiile sunt semnificativ mai proaste. Aceasta inseamna 4,35 ore pe saptamana petrecute cu naveta intr-o singura saptamana.
Uneori, dureaza doar 10 minute, dar alteori dureaza o ora — totul se aduna. Petrecem o cantitate exagerata de timp in vehicule pe care nu le folosim eficient. Timpul de naveta este timpul de invatare; uita-l pe Taylor Swift si pune-l pe Tony Robbins. Dezactiveaza Metallica si incearca in schimb sa inveti o limba sau sa asculti un podcast.
12. Sesiuni Cram de 90 de minute
Darren Hardy este unul dintre cei mai importanti experti in productivitate din lume. El a intervievat sute dintre cei mai de succes antreprenori, sportivi si animatori in calitate de editor al revistei Success . Un secret pe care l-am invatat de la el este ceea ce imi place sa numesc „punctul favorabil” al productivitatii – 90 de minute.
Trebuie sa invatam sa ne concentram energia pe „sesiuni de jam” de 90 de minute – asa cum ii place sa se refere la ele – deoarece acestea ne ofera cea mai mare revenire a energiei noastre.
13. Numarul Magic al Eficientei este Unul
O concentrare unica asupra unei sarcini va va transforma productivitatea ca nimeni altul. Din pacate, majoritatea dintre noi nu realizeaza cat de neobisnuiti suntem cu asta si cred ca multi-tasking-ul este cheia pentru a duce lucrurile la bun sfarsit. Multitasking-ul ne impiedica sa ajungem la concentrare, iar eficienta noastra la locul de munca are de suferit.
Cercetarile au aratat ca incercarea de a face mai multe lucruri in acelasi timp are un impact asupra productivitatii si ca schimbarea intre sarcini poate costa pana la 40% din timpul unei persoane. Acest lucru se datoreaza faptului ca concentrarea si concentrarea dvs. sunt in mod constant ingreunate din cauza nevoii de a comuta intre sarcini.
Daca aveti o multime de sarcini in tava, stabiliti-va prioritatile si alocati suficient timp pentru fiecare sarcina. Astfel, puteti lucra mai intai la ceea ce este urgent si aveti suficient timp pentru a va finaliza restul sarcinilor.
Cresterea eficientei la locul de munca nu este stiinta rock. De fapt, este de-a dreptul simplu.
Simplitatea este cea care impinge oamenii. Prea des, oamenii cauta noi jucarii stralucitoare cand raspunsurile sunt chiar in fata lor. Aceste concepte mi-au transformat viata mea si a multor antreprenori din intreaga lume si ai fi prost sa nu le dai macar o zguduire corecta.
Amintiti-va, ca toate conceptele, aplicarea lor o data si asteptarea unor rezultate mari nu se va intampla. Dar, de-a lungul timpului, concepte simple realizate in mod repetat pot obtine rezultate incredibile.
