Anul trecut, am vazut filmul documentar, Minimalistii. Este un film care spune povestea a doi cei mai buni prieteni, Joshua Fields Millburn si Ryan Nicodemus, care au ramas prinsi in cursa corporativa de sobolani in cautarea disperata a fericirii, dar se simt din ce in ce mai coplesiti, stresati si nefericiti, in ciuda faptului ca aveau joburi de conducere de succes.
Joshua si Ryan au renuntat la carierele de succes pentru a trai un stil de viata mai minimalist si pentru a invata sa gaseasca fericirea, calmul si bogatia in a avea mai putin. Filmul impartaseste povestea lor in timp ce calatoresc prin SUA, promovand cartea lor, Minimalism.
Povestea lui Joshua si Ryan m-a facut sa ma gandesc la propria mea viata si la modul in care, la fel ca majoritatea colegilor mei, am simtit ca concurez pentru a detine mai mult, pentru a avea cel mai recent si mai bun telefon, tableta si laptop. Sa cumpar mai multe haine noi in fiecare sezon, indiferent daca am nevoie de ele sau nu, si sa incerc mereu cele mai recente aplicatii de productivitate, note si calendar, fara sa ma simt niciodata multumit de niciuna dintre ele.
Pe masura ce am descoperit mai multe despre minimalism, m-am trezit sa ma uit la felul in care mi-am gestionat viata si cum mi-am facut munca. Am descoperit ca aceasta obsesie de a avea mai mult s-a tradus in numarul de aplicatii, abonamente si instrumente pe care le aveam. Aveam doua computere, doua iPad-uri, trei manageri de liste de activitati, patru aplicatii de note, trei servicii de unitate in cloud si, dintr-un motiv oarecare, foloseam Pagini, Keynote si Numbers de la Apple, precum si Documente si Foi de calcul Google si Word, PowerPoint si Microsoft. Excela! De ce?
Cand am analizat asta, singura explicatie cu care am putut veni a fost „pentru ca pot avea toate aceste lucruri”, ceea ce este un motiv ridicol pentru a avea atatea lucruri.
Asa ca am inceput sa reduc. Am scapat de computerul meu desktop si am inceput sa folosesc doar laptopul. Am dat unul dintre iPad-urile mele si mi-am parcurs toate aplicatiile si abonamentele si le-am redus pe toate la minim. Ce s-a intamplat in continuare m-a surprins:
Productivitatea mea generala a explodat!
M-am trezit capabil sa iau decizii mai repede. A fost mult mai putina tergiversare si am avut mult mai multa claritate. Incep fiecare zi cu mai multa claritate, concentrare si intentie. Mi-a fost greu de crezut ca faptul ca aveau atat de multe lucruri a cauzat o astfel de obstacol asupra productivitatii mele generale, dar a facut-o.
Iata 7 moduri in care am invatat ca reducerea lucrurilor si adoptarea unei abordari mai minimaliste a productivitatii va poate imbunatati productivitatea si gestionarea timpului.
1. A avea mai putin inseamna ca luarea deciziilor devine mult mai rapida.
Cu o singura aplicatie de scriere, atunci cand trebuie sa scrieti un raport, pregatiti o prezentare sau orice fel de document, stiti imediat ce aplicatie sa utilizati. Nu este nevoie sa va ganditi la ce aplicatie ar putea fi mai buna sau cu ce aplicatie ati dori sa scrieti de aceasta data.
Nu exista de ales.
Ai un raport de scris? Va deschideti aplicatia de scriere. Pentru mine, fiind complet in ecosistemul Apple, am ales Paginile Apple. Pentru dvs., poate doriti sa alegeti Microsoft Word sau Google Docs. Important este sa alegi unul si sa te tii de el.
In ceea ce priveste productivitatea mea de zi cu zi, aveam atat de multe aplicatii si, in consecinta, atat de multe optiuni, ma puteam gasi cu usurinta pierzand treizeci sau patruzeci de minute incercand sa decid cum voi scrie ceva sau daca ar trebui sa folosesc PowerPoint sau Keynote pentru urmatoarea mea prezentare.
Adesea, m-am trezit incepand cu o aplicatie, razgandindu-ma si repornind mai tarziu intr-o alta aplicatie. Toate acestea au fost o pierdere de timp. Trecerea la a-mi permite doar o aplicatie pentru fiecare domeniu al muncii mele mi-a permis sa ma concentrez mai mult pe munca si mai putin pe instrumente.
2. A avea mai putin inseamna ca ai mai putine locuri pentru a depozita lucrurile.
In practica mea de coaching, intalnesc adesea oameni care se lupta sa dezvolte un sistem de stocare a fisierelor. Atunci cand sunt analizate, problema este adesea cauzata nu de sistemul pe care il folosesc, ci de numarul de locuri de stocare pe care le au. Avem Google Drive, Dropbox, iCloud si OneDrive si este atat de tentant sa stocam lucrurile in locul pe care il preferam in prezent. Pe masura ce locurile noastre preferate se schimba in mod regulat, ajungem sa avem fisiere peste tot, ceea ce face mult mai greu sa ne gasim lucrurile atunci cand avem nevoie de ele.
Stiu ca se pierde mult timp doar cautand fisiere. Inainte de a imbratisa pe deplin lumea digitala, am folosit dulapuri. Dosarele erau grozave pentru ca existau foarte putine variatii sau optiuni. Aproape toate sistemele de arhivare au folosit acelasi sistem – un sistem de organizare alfanumeric. Dosarele erau organizate dupa scrisoarea cu care au inceput.
Oamenii au aplicat acest lucru si in actele lor personale. Nu era neobisnuit sa gasesti un dulap de dosare in casa unei persoane organizat prin scrisori. Documentele bancare erau la „B”, documentele de asigurare erau stocate la „I”, iar documentatia masinii dumneavoastra erau stocate la „C”. A fost simplu, minimalist si nu am avut niciodata probleme sa gasim ceva atata timp cat puneti lucrurile deoparte la locul lor dupa ce le-am folosit.
Va puteti economisi mult timp permitandu-va doar un loc de depozitare. Alegeti unul si puneti toate fisierele acolo. Adoptarea unui sistem simplu de foldere alfanumerice in interiorul stocarii in cloud va va ajuta sa va gasiti documentele si fisierele ori de cate ori aveti nevoie de ele.
3. A avea mai putin iti ofera mai multa concentrare.
Cand incepi ziua cu treizeci pana la cincizeci de lucruri pe lista ta de facut, este foarte greu sa te concentrezi pe ceva. Se intampla prea multe. Cand adaugi asta la intreruperile si distragerile cu care te vei confrunta in fiecare zi, devine din ce in ce mai greu sa te concentrezi pe ceva.
Oamenii sunt vanatori-culegatori naturali. Cautam lucruri noi si noi responsabilitati. Adunam toate aceste lucruri si responsabilitati in jurul nostru ca si cum ar fi prada de razboi dorita.
Problema cu adunarea tuturor acestor lucruri in jurul nostru este ca ne distrag atentia de la ceea ce este important. Cand renunti la aceste lucruri, iti oferi o mai mare claritate. Ai mai putin pe care sa te concentrezi si, asadar, la ceea ce a mai ramas, ii poti concentra mult mai mult.
Am avut odata un student de limba, caruia ii placea sa fie implicat in toate. Daca era un nou comitet in compania ei, ea trebuia sa faca parte din el. Daca HR ar solicita voluntari sa fie implicati intr-o noua initiativa, ea ar fi voluntar. A facut parte din atatea comitete si a fost implicata in atat de multe initiative pe care munca ei a avut de suferit, la fel si sanatatea ei.
Pentru a ramane la curent cu toate, lucra pana la zece sau unsprezece in fiecare zi. Nu a avut timp sa manance corect si asa ca a luat mereu fast-food. Greutatea ei a crescut si, in cele din urma, s-a ars, fiind fortata sa ia o pauza de sase luni si, in cele din urma, si-a pierdut slujba si multe dintre relatiile ei.
Cand va reduceti angajamentele, angajamentele ramase beneficiaza de concentrarea sporita pe care le puteti acorda. Calitatea muncii tale se imbunatateste, placerea pe care o obtii din munca ta creste si iti reduc stresul si coplesirea.
4. A avea mai putin inseamna ca te angajezi la mai putin.
Multe dintre motivele pentru care ne luptam sa ne ducem la bun sfarsit munca sunt pentru ca ne angajam prea mult. Doar privire la calendarul unei persoane arata adesea un program plin de intalniri si intalniri. Desi s-ar putea sa te simti bine sa interactionezi mereu cu alti oameni, inseamna, de asemenea, ca nu iti faci treaba.
Problema aici este ca nu va faceti treaba, va acumulati un restante. Acel intarziere trebuie rezolvat si, de obicei, este dupa programul de lucru normal.
Stiu ca poate fi foarte greu sa refuzi invitatiile pentru a fi implicati in intalniri, in mod natural dorim sa fim „in cunostinta”. Dar daca vrei sa obtii controlul deplin asupra timpului tau si sa fii mai productiv, trebuie sa refuzi invitatiile la intalniri si intalniri daca acestea nu corespund nevoilor si dorintelor tale.
A-ti termina munca, astfel incat sa poti petrece mai mult timp facand lucrurile pe care vrei sa le faci cu oamenii cu care vrei sa le faci este prioritatea ta. De fiecare data cand acceptati o alta invitatie sau intalnire, va impiedicati sa faceti acest lucru.
Odata ce te eliberezi de dorinta ta de a fi implicat in toate, te eliberezi pentru a putea face lucrurile pe care vrei sa le faci. Petreci mai putin timp la locul de munca si mai mult timp in locurile in care vrei sa fii, fara sa fii supra-angajat.
5. A avea mai putin imbunatateste calitatea muncii pe care o faci.
Exista un citat preferat de-al meu din Tony Robbins:
„Acolo unde te concentrezi, energia ta curge.”
Imi place acest citat pentru ca, pe masura ce mi-am redus angajamentele in fiecare zi, am descoperit ca am mult mai multa energie pentru munca pe care o fac. Acea energie sporita m-a ajutat sa imi imbunatatesc calitatea muncii.
Cand incerci sa faci prea multe lucruri in fiecare zi, nu esti in stare sa oferi fiecarei lucrari de deplina concentrare si energie. Acest lucru duce la cresterea greselilor, la munca de proasta calitate si, in cele din urma, inseamna ca trebuie sa petreceti timp pretios corectand si refacand munca.
Diluarea concentrarii in acest fel nu te ajuta in cariera, te impiedica sa faci o munca remarcabila. In cel mai bun caz, vei gestiona munca medie.
Daca vrei sa progresezi in cariera, trebuie sa lucrezi la spectrul remarcabil, nu la spectrul mediu. Pentru a face asta, trebuie sa fii concentrat si energizat asupra partilor importante ale muncii tale si sa nu-ti permiti sa diluezi acea concentrare si energie.
Fiind mai minimalist cu timpul si angajamentele tale, iti oferi mult mai multa concentrare si energie.
6. A avea mai putin inseamna mult mai putina dezordine.
Cand te asezi la birou pentru a incepe o sesiune de lucru si mai intai trebuie sa scoti hartiile, dosarele si alte lucruri, pierzi timpul.
A fi inconjurat de lucruri este, de asemenea, foarte distragator. Acesta este motivul pentru care atunci cand vezi imagini motivante cu o persoana sau oameni la serviciu, au birouri frumoase curate, zambesc si soarele straluceste. Cand vezi o imagine cu o persoana stresata, suprasolicitata si coplesita, birourile sale sunt aglomerate si este intuneric.
Daca doriti o crestere instantanee a productivitatii, stergeti toate lucrurile de pe birou si luati doar computerul si poate o ceasca de cafea. Te vei surprinde cu modul in care acest mic act de minimalism iti creste imediat productivitatea. De asemenea, te simti mult mai concentrat pe munca pe care o faci.
7. A avea mai putin inseamna ca ai mai putine decizii de luat.
Steve Jobs, Mark Zuckerberg si multi altii au descoperit arta secreta de a purta aceleasi haine in fiecare zi. De ce? Se dovedeste ca atunci cand reduc numarul de decizii pe care trebuie sa le iei in fiecare zi, iei decizii mai bune si mai calculate.
Aceasta inseamna ca nu trebuie sa decideti ce sa purtati in fiecare zi este o decizie mai putin pe care trebuie sa o luati. Acest lucru poate fi valabil si pentru ce mancare sa mananci, ce bijuterii sa poarte si ce aplicatii sa folosesti. Cand folosesti acelasi lucru pentru a face aceeasi munca, nu mai trebuie sa pierzi timpul si energia cognitiva incercand sa te decizi ce sa folosesti.
A trebui sa iei toate aceste decizii zi de zi este stresant. S-ar putea sa nu fii intotdeauna constient de asta, dar atunci cand ai mai putin de decis, ai mai multa energie si concentrare pentru a face lucrurile pe care vrei sa le faci.
Acolo unde este posibil, incercati sa creati rutine. Pentru mine, incep saptamana scriindu-mi postarea saptamanala pe blog. Imi inregistrez videoclipurile YouTube in fiecare vineri dupa-amiaza si imi pregatesc scripturile pentru podcast marti dimineata. Aceste sarcini sunt programate in calendarul meu ca evenimente recurente. Nu trebuie sa incerc si sa decid cand le voi face. Acele decizii sunt deja luate.
Avand mai putine decizii de luat in fiecare saptamana, va ofera mai mult timp si energie pentru a va concentra pe ceea ce ati identificat ca fiind important. De asemenea, va ajuta sa construiti genul potrivit de rutine, astfel incat sa faceti progrese uriase in munca dvs.
Minimalismul ar fi putut fi un cuvant la moda pentru cei douazeci si adolescenti, dar minimalismul exista de sute de ani. Filosofii greci antici au jurat ca traiesc o viata minimalista, filozofia stoicismului este construita in jurul unei vieti mai minimaliste, mai pline de semnificatie si in mare parte a invataturii spirituale orientale, cum ar fi budismul si taoismul invata sa traiasca o viata minimalista mai intentionata.
Daca doriti sa va simtiti mai relaxati si sa traiti o viata mai plina de scop, poate ca adoptarea unora dintre aceste practici minimaliste va va fi de folos in viitor, asa cum a servit atat de multi in trecut.
